用Claude写周报、通知和邮件：先写好个人指令，再给一两篇范例

写周报、写通知、回邮件，是最适合交给AI起草的工作之一。但很多人用下来觉得“AI味太重”“不像我写的”。其实按照Anthropic官方的设置方法和提示词建议，多做两三步，效果会好很多。

01第一步：把固定要求写进个人指令

在Claude里，点左下角你的名字缩写，进入“设置”，找到“你的Claude”下面的“指令”。这里写的内容会作用于你所有的对话，适合写一些固定不变的要求，比如：“我在一家制造企业做行政，常写内部通知和周报；行文简洁，少用形容词；称呼统一用‘各位同事’；数字用阿拉伯数字。”

如果是某一类固定工作，比如专门写某个项目的周报，也可以建一个项目，把要求写在项目指令里，只在这个项目中生效。

02第二步：每次提需求，说清四件事

Anthropic的提示词指南里有个形象的比喻：把Claude当成一个非常聪明、但刚入职、还不了解你们公司习惯的新同事。你交代得越清楚，结果越好。具体到写作，就是说清四件事：写给谁、要点是什么、篇幅和格式、用什么语气。

比如写周报，可以这样说：“请根据下面的要点写一份本周工作周报，读者是部门经理。分三部分：本周完成、遇到的问题、下周计划，每部分不超过三条，总共三百字以内。要点如下……”

写邮件也一样：“帮我给供应商写一封邮件，说明10号的到货晚了两天，影响了我们的排产，请对方下周一前回复补救方案，语气客气，但要求要明确。”

03第三步：给一两篇范例

官方指南提到，给几个精心挑选的例子，是让输出的格式、语气和结构贴近要求最可靠的办法之一，建议给三到五个。日常写作给一两篇你以前写得满意的周报或邮件，告诉它“照这个风格写”，效果就会明显不一样。

04注意事项

• 事实和数字自己核对。AI起草的只是初稿，日期、金额、人名、承诺的时间点，发出去之前一定逐个检查。
• 涉及客户信息、未公开的经营数据，先确认公司是否允许交给AI处理。
• 官方帮助文档提到，Claude能用多种语言写作，但英语表现最好，其他语言的效果有差异。翻译重要文件时，最好请懂这门语言的人再看一遍。

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